Come gestire le prenotazioni di una struttura ricettiva

Come gestire le prenotazioni di una struttura ricettiva

Come gestire le prenotazioni di una struttura ricettiva è un argomento molto dibattuto che vale la pena di sviscerare per togliere ogni dubbio.

Il contatto tra un potenziale cliente e la struttura ricettiva avviene nella maggior parte dei casi tramite la posta elettronica. L’email è quindi lo strumento primario di contatto, uno strumento che gli imprenditori devono conoscere, utilizzare e controllare più volte al giorno.

Purtroppo ancora oggi in molte strutture ricettive, essendo anche aziende agricole, la gestione delle email non rappresenta una priorità.

Le email vengono lette soltanto la sera al rientro dai campi con la conseguenza di aver perso una o più probabili prenotazioni.

Dobbiamo capire che le abitudini degli utenti sono cambiate in questi ultimi 10-15 anni, non possiamo pensare e pretendere che le persone ci contattino tramite telefono. Il primo contatto avviene quasi esclusivamente a mezzo email, questo significa che è fondamentale rispondere più velocemente possibile.

Purtroppo rispondere tardivamente alle email o non rispondere in alcun caso è diventato quasi una moda. Una volta quando non c’era la posta elettronica c’erano due possibili risposte: si o no.

Adesso ce n’è una terza che sta diventando più popolare delle altre due: il silenzio, ovvero nessuna risposta.

E’ un vero peccato perché non rispondere ad un’email è segno di maleducazione e mancanza di rispetto verso gli altri.

Ma torniamo alla gestione delle email: se non abbiamo tempo perché siamo impegnati tutto il giorno in altre attività come possiamo fare ?

LA TECNOLOGIA CI PUÒ AIUTARE

La risposta è nella tecnologia: tutti noi abbiamo un cellulare che ci portiamo sempre dietro, quindi possiamo configurare e impostare uno o più email per ricevere messaggi e ovviamente per rispondere.

Con il cellulare è possibile inoltre gestire altre attività di business con applicazioni specifiche, ma questo sarà oggetto di un altro articolo.

UTILIZZO DEI SOFTWARE

La secondo modalità per gestire le email è quella di farla tramite un computer e un programma specifico di gestione di posta elettronica.

I software di posta elettronica più diffusi sono: Outlook, Mozilla Thunderbird (multipiattaforma), Windows Live. Utilizzare uno di questi programmi comporta convivere tutti i giorni con i problemi legati allo spamming e alla presenza di virus.

Anche se nel computer è installato un antivirus non è possibile garantire al 100% l’integrità delle informazioni e dei dati personali. E’ possibile regolare il livello di sicurezza, però se lo si mette ad un livello troppo alto c’è il rischio che il software blocchi qualche messaggio importante.

Il suggerimento quindi è quello di lasciarlo nella modalità di default (media) e valutare di volta in volta quando aprire e leggere un’email. Se non siamo certi dell’identità del mittente o del motivo dell’email, è preferibile cancellarla.

Anche per lo spamming vale lo stesso discorso: il programma di antivirus che normalmente gestisce anche lo spamming, deve garantire il passaggio delle email che ci interessano e bloccare quelle indesiderate.

Anche in questo caso ci sono tre livelli di impostazione ed è consigliabile lasciarlo su “medio” o su “default” in modo tale da consentire il passaggio delle email che ci interessano e bloccare tutte le altre.

Nessuna garanzia anche in questo caso perché riceverete comunque, anche se in minima quantità, “email spazzatura”, pubblicità indesiderata e così via.

GESTIRE LA POSTA DIRETTAMENTE SUL WEB

Molte persone che abitualmente utilizzano la posta elettronica e/o che viaggiano ogn i giorno, scelgono di non gestire le email sul proprio computer, ma, di appoggiarsi ai servizi web come ad esempio la Web Mail.

Strumento molto comodo, versatile, raggiungibile da qualunque parte con una semplice connessione ad internet. Il vostro programma di posta elettronica invece di essere sul computer di casa o dell’ufficio, sarà raggiungibile direttamente sul web ad un indirizzo specifico.

Una volta davanti alla schermata del programma web di posta elettronica potrete fare le stesse cose che fareste se foste in ufficio o a casa. Nessuna limitazione.

Certo gestire la posta sul web è molto comodo, se sono in vacanza, in un’altra città o all’estero, posso consultarla ogni volta che voglio a condizione di avere una connessione internet a disposizione.

PORTALI DI BOOKING

Possiamo affidare la gestione delle email al web, o meglio, a quei portali web specializzati nel booking (prenotazioni) e nel fornire una visibilità della propria struttura ricettiva.

Questi portali danno la possibilità di avere uno spazio pubblicitario (un mini sito) dove poter pubblicare le informazioni della struttura, una galleria fotografica, una galleria video, un modulo di contatto. La scheda di ogni struttura è agganciata ad un “motore di booking del portale”, il quale, mette in evidenza la vostra struttura ricettiva ogni volta che un utente effettua una ricerca con determinate keywords.

Quest’ultimo tipo di gestione delle email richiede però un minimo di disponibilità da parte dell’imprenditore, perché giornalmente (spesso anche più volte al giorno) bisogna collegarsi al portale e mantenere aggiornata la scheda cliente e la situazione delle prenotazioni.

CONCLUSIONI

Come gestire le prenotazioni di una struttura ricettiva è dunque un compito che deve essere svolto in modo continuo, ogni giorno, rispondendo immediatamente a tutte le email e fornendo a chi ci contatta tutte le informazioni richieste.

Non bisogna prendere sotto gamba questa attività perché può influire negativamente sia sulla nostra reputazione online che sul posizionamento nei motori di ricerca.

 “A te la scelta, decidi adesso di crescere. Per emergere fai la differenza. Non perdere tempo e costruisci adesso il tuo business”.

Se vuoi puoi lasciarmi un commento qui sotto. Ti risponderò prima possibile

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