la gestione delle email per le strutture ricettive

La gestione delle email per le strutture ricettive

La gestione delle email per le strutture ricettive a conduzione familiare o comunque con poca ricettività rappresenta senza dubbio un grosso problema di operatività.

In molte aziende è frequente notare che la gestione delle email ha un utilizzo poco efficiente verso i propri clienti e fornitori.

Se invece pensassimo ad un uso più organizzato potremmo avere un risparmio sui costi grazie all’impiego di minori risorse: minor tempo per la gestione delle email, minori costi delle risorse IT.

La situazione tipica che spesso trovo quando vado a visitare i miei clienti è emblematica: c’è la Sig.ra Maria che ha un piccolo agriturismo con tre appartamenti di cui due monolocali e un trilocale, intenta a gestire la sua azienda agricola.

Nel frattempo arrivano delle richieste di informazioni/prenotazioni alla sua casella di posta elettronica ma, non avendo configurato il suo cellulare per la ricezione delle email, vedrà queste richieste soltanto a fine giornata.

Non ci sono altre persone deputate alla gestione della comunicazione e del marketing, e la Sig.ra Maria probabilmente perderà quei potenziali clienti.

Questa è una situazione classica che rientra nella normalità di buona parte delle piccole strutture ricettive presenti in Maremma.

Far capire alle persone che la gestione delle email è un’attività di vitale importanza non è assolutamente semplice.

Con l’ausilio della tecnologia quindi del cellulare o smartphone che tutti hanno sempre in tasca, configurare un email per la ricezione e invio di comunicazioni non rappresenta assolutamente un problema insormontabile.

Eppure ancora oggi molti imprenditori non la pensano così, pensano che una persona che invia una comunicazione proverà nuovamente a contattarli se non riceve alcuna risposta. Non è assolutamente così almeno nella maggior parte dei casi. Le persone quando non vi trovano vanno da un’altra parte, ricordiamocelo !!

Nel mondo del turismo non capire questo semplice concetto è pericoloso per il proprio business in quanto preclude la possibilità di avere nuovi clienti.

Tornando alla Sig.ra Maria che la sera, stanca dopo aver lavorato tutta la giornata nei campi, si mette suo malgrado al computer per vedere se qualcuno l’ha cercata.

Gli scenari possibili sono due: la Sig.ra Maria ha ricevuto delle richieste magari 8-10 ore prima e provvede a rispondere alle email. Ma a quel punto quelle persone hanno già trovato una sistemazione presso altre strutture.

Il secondo scenario invece descrive la Sig.ra Maria che con un sistema per la gestione delle email efficiente avrebbe potuto rispondere in tempo reale a quelle richieste dando così un servizio di qualità con tempi di risposta quasi nulli, facendo percepire alle persone un alto livello di reputazione.

Quello che ho potuto notare è che l’età dell’imprenditore non è l’unico limite perché queste modalità operative le ho riscontrate anche su persone di età più giovane.

La gestione delle email deve far parte del bagaglio culturale delle persone, deve essere considerato uno strumento di lavoro, perché quello è, assolutamente indispensabile e insostituibile.

Anche perché un’altra mancanza che ho potuto riscontrare è quella della reperibilità delle persone: è inutile avere più recapiti telefonici quando non si risponde a nessuno oppure se si vede una chiamata con un numero leggibile non ci si preoccupa di richiamare subito.

Il web è diventato un luogo dove le aziende si disputano la visibilità aspramente e per gli utenti le possibilità di scelta sono illimitate.

Quando trovano una struttura che non risponde in tempi rapidi, si rivolgono altrove perché le soluzioni alternative ci sono. Gli utenti hanno tutto a portata di click !!

CONSIGLI PER UNA MIGLIORE GESTIONE DELLE EMAIL

Lo scopo è quello di ottimizzare i tempi per la gestione delle email in modo da sprecare meno tempo e facendo meno fatica.

La prima cosa da fare è quella di organizzare gli indirizzi email in cartelle personalizzate facendo in modo che quando arriva la mail di un determinato mittente, vada a finire automaticamente nella sua cartella e non rimanga insieme a tutte le altre creando maggiore confusione.

Ad esempio possiamo creare una cartella di nome “Portali Turistici” e dopo aver configurato la “regola di ricezione specifica” al momento della sincronizzazione troveremo tutte le email specifiche nella cartella creata.

Non aprire le email di cui non si è sicuri del mittente o all’apparenza può sembrare pericoloso: cancellarla subito senza aprirla e possibilmente senza visualizzare l’anteprima.

Prendi l’abitudine di fare backup delle tue email periodicamente in modo da avere sempre a portata di mano la copia di sicurezza.

Questi primi semplici consigli possono essere messi in pratica fin da subito e troverete dei benefici immediati.

CONCLUSIONI

La gestione delle email è un’attività operativa fondamentale e di primaria importanza perché è il veicolo comunicativo più utilizzato dalle persone.  Non “prendere sul serio” questo canale è lesivo per la propria azienda e contribuisce ad una cattiva reputazione sul web.

 “A te la scelta, decidi adesso di crescere. Per emergere fai la differenza. Non perdere tempo e costruisci adesso il tuo business”.

Se vuoi puoi lasciarmi un commento qui sotto. Ti risponderò prima possibile.

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