Scrivere l’email perfetta

Scrivere l’email perfetta in modo tale che venga letta dal destinatario è un’operazione che richiede un minimo di competenza per evitare che la mail venga cestinata.

Scrivere l’email perfetta significa moltiplicare il valore del tuo messaggio e riuscire ad entrare nella testa dei potenziali clienti.

Chiunque abbia un’azienda ha la necessità di comunicare con gli altri, quindi, di scrivere l’email perfetta e riuscire a catturare l’attenzione del destinatario.

Dobbiamo ricordarci che se siamo in grado di scrivere l’email perfetta, riusciremo ad ottenere una call to action dal potenziale cliente: a quel click potrà corrispondere una richiesta di informazioni, una prenotazione, una vendita oppure il download di un prodotto/servizio.

L’email è un ottimo strumento di comunicazione per due motivi:

  • perché è di uso immediato e alla portata di tutti
  • perché se usato correttamente è un ottimo strumento di web marketing

Scrivere l’email perfetta significa aumentare il valore della nostra comunicazione e dare un’immagine positiva e professionale di noi stessi dell’azienda.

EMAIL: UNO STRUMENTO SEMPLICE E COMPLESSO

L’email proprio in virtù della sua estrema diffusione e del suo utilizzo, è uno strumento di comunicazione che se usato in modo superficiale non è di aiuto per il proprio business e in alcuni casi può essere addirittura controproducente.

Al contrario se usato correttamente è un canale di comunicazione molto potente in grado di raggiungere i potenziali clienti in base alle loro necessità, e poter offrire loro la soluzione ai problemi/bisogni.

Scrivere l’email perfetta vuol dire soddisfare uno specifico obiettivo di business perché è lo strumento perfetto. E’ un modo di comunicazione diretto, molto personale e in grado di fornire in poche righe di testo un messaggio breve e specifico per la soluzione di un problema.

DESTINATARIO DEL MESSAGGIO

Inserire nella rubrica e compilare con cura i dati del destinatario rispettando i suoi titoli: non bisogna essere generici e frettolosi ma indicare esattamente “il destinatario”. Se il destinatario è il Sig. o il Dr. Carlo Rossi della società Servizi Italia s.r.l., non bisogna inserire “Carlo Rossi” o addirittura come fanno in molti “carlo rossi” (in minuscolo) perché è un modo informale e non adatto a rapporti professionali soprattutto se la persona è una nuova conoscenza.

Il modo rispettoso e professionale è quello di indicare il destinatario come “Servizi Italia s.r.l. – Dr. Carlo Rossi”.

MITTENTE DEL MESSAGGIO

Anche in questo caso vale la stessa regola del destinatario e cioè bisogna indicare esattamente chi è il mittente in modo che il destinatario sappia esattamente chi è il suo interlocutore.

E’ preferibile indicare sempre il cognome e nome del responsabile insieme ai riferimenti aziendali perché il rapporto diretto “one to one” tra due persone è di gran lunga l’approccio preferito.

OGGETTO DEL MESSAGGIO

L’oggetto del messaggio è la prima cosa che il destinatario vede ancor prima di leggere il contenuto. Deve essere conciso e deve indicare in modo esaustivo il motivo del messaggio. L’obiettivo primario di un “buon oggetto” è quello di invitare alla call to action il destinatario e farsi che legga il messaggio prima di cestinarlo.

CORPO DEL MESSAGGIO

Assolutamente importante porgere i saluti iniziali perché l’educazione è alla base di qualunque rapporto interpersonale. E’ importante rivolgersi al destinatario in modo adeguato al tono e al contenuto della comunicazione.

Nei messaggi professionali formali, “Egregio Sig. Rossi”, “Gentile Sig.ra Bianchi” o “Buongiorno Sig. Verdi” sono la formula più collaudata. Nel caso di comunicazioni professionali a persone con cui siamo in rapporti abituali un “Caro Giorgio”, “Ciao Paola”, o “Buongiorno Anna” è senz’altro in tono con la situazione.

Altre forme di saluto come “Buongiorno,” / “Buonasera,” o “Egregi Signori” possono essere utilizzate per rivolgerci genericamente a una ditta, ad un suo reparto o a persone che ancora non conosciamo per nome.

Se dobbiamo rivolgerci a persone che non conosciamo o di cui abbiamo solo l’email, possiamo indicare nella prima riga del testo “All’attenzione del Responsabile Commerciale”.

Avremo così più probabilità che il messaggio venga stampato e passato direttamente alla persona o al reparto indicato, senza che esso resti lì nell’attesa che qualcuno lo legga per intero, capisca di che cosa si tratta, per poi smistarlo.

Nei casi più estremi un messaggio senza destinatario che obblighi chi lo riceve a impiegare il proprio tempo per capirlo e decidere a chi girarlo, potrebbe anche essere direttamente cancellato.

EVITARE LE BANALITA’

Molto spesso nel testo (anche io a volte ci casco) si inizia con il classico “Come va?”, “Tutto bene?”, “Mi auguro che stia bene!”… e rileggendo il messaggio (ovviamente dopo averlo già inviato) ci si rende conto di aver scritto delle banalità che, se dette di persona hanno un senso, ma scritte in un messaggio proprio no.

Se sappiamo che il destinatario sta vivendo una situazione professionale o personale particolare, dobbiamo evitare di porre domande che fanno riferimento a tale situazione.

CONTENUTO DEL MESSAGGIO

All’inizio del messaggio è importante indicare esattamente di cosa si parla, spiegando schematicamente i fatti che verranno analizzati. Nella prima frase o nelle prime due si dovrebbe estendere quanto indicato nell’oggetto, per continuarlo a trattare poi in dettaglio nelle frasi successive.

Nel corpo del messaggio dovranno essere trattati tutti i dettagli dell’argomento, è utile cercare di non essere troppo prolissi o ridondanti perché i messaggi lunghi stancano chi li deve leggere, oltre chi li deve scrivere.

Nella parte finale del messaggio, se necessario, indicare chiaramente nelle conclusioni la propria posizione nei confronti di chi legge o dell’argomento trattato. Se abbiamo bisogno di una risposta indichiamolo chiaramente nella parte finale.

I saluti sono d’obbligo per ringraziare chi legge il messaggio: un breve “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” sarà più che adeguato, seguito dal nome della ditta e dal proprio (se vogliamo con la carica o il reparto di appartenenza).

GRAMMATICA E ORTOGRAFIA

Molto spesso si vedono messaggi scritti in un italiano molto discutibile e con diversi errori grammaticali. Per scrivere un messaggio comprensibile non serve essere uno scrittore provetto, basta applicare le cose che abbiamo imparato fin dalle elementari.

I punti esposti fino ad ora mettono in risalto una cosa importante: avere rispetto per il destinatario del messaggio. Se impostiamo il messaggio in questo modo chi lo leggerà lo noterà immediatamente e sicuramente avrà un effetto positivo dal punto di vista commerciale.

Infine dopo il messaggio è auspicabile chiudere inserendo tutti i recapiti, telefonici ed email, che ci riguardano in modo da fornire al destinatario il modo per ricontattarci. Così facendo il destinatario avrà riepilogato in poco spazio tutto quanto gli serve per contattarci rapidamente.

 

CONCLUSIONI

Scrivere l’email perfetta non richiede una particolare preparazione bensì è sufficiente seguire le linee guida illustrate nell’articolo. Una delle cose basilari è essere concisi nel messaggio perché fa risparmiare tempo a chi scrive e a chi legge.

Essere concisi non vuol dire scrivere meno di quanto serve per essere chiari e precisi, ma semplicemente non fare giri di parole inutili, non perdersi in luoghi comuni, non ripetere le cose e attenersi unicamente a quanto trattato nell’oggetto del messaggio.

“A te la scelta, decidi adesso di crescere. Per emergere fai la differenza. Non perdere tempo e costruisci adesso il tuo business”.

Se vuoi puoi lasciarmi un commento qui sotto. Ti risponderò prima possibile.

scrivere l'email perfetta